Ob Telefonkonferenz, Filesharing oder Online-Backup – laut einer aktuellen Studie nutzen bereits mehr als 50 Prozent der deutschen Kleinunternehmen Dienste aus der Cloud. Diese Unternehmen beziehen somit Teile ihrer IT wie etwa Rechenkapazität, Speicher oder Software aus dem Internet, statt sie selbst zu betreiben und lokal vorzuhalten. Inzwischen werden auch kaufmännische Programme online genutzt, darunter auch Buchhaltungssoftware. Doch was hat die Buchhaltung in der Cloud zu suchen?

Wie jede andere Cloud-Anwendung hat eine Online-Buchhaltungssoftware den großen Vorteil, dass Sie jederzeit und überall genutzt werden kann, wo ein Internetzugang vorhanden ist. Das ist besonders für Unternehmer interessant, die gerne immer und vor allem aktuell über die finanzielle Situation ihres Unternehmens informiert sein wollen, auch wenn sie die Buchhaltung nicht unbedingt selbst erledigen. Eine Online-Buchhaltung ermöglicht es, auch von zu Hause aus die Liquidität des Unternehmens zu checken oder auf Geschäftsreise die offenen Posten zu kontrollieren. Das ist gerade im Zeitalter der mobilen Endgeräte ein enormer Vorteil.

Darüber hinaus erleichtet eine Buchhaltungssoftware, die online genutzt wird, die Zusammenarbeit mit Partnern. Hat man zum Beispiel einen externen Buchhalter beauftragt, kann dieser über einen gesicherten Zugang mit der Software arbeiten, während der man als Unternehmer gleichzeitig Zugriff auf die aktuellen Kennzahlen hat. Auch der Steuerberater kann zugschaltet werden und aus der Software direkt die benötigten Daten, zum Beispiel für den Jahresabschluss, ziehen. Dadurch wird die papierlose, unternehmensübergreifende Zusammenarbeit Realität.

Nun könnte man befürchten, dass diese Vorteile teuer erkauft werden müssen. Das Gegenteil ist der Fall: Cloud-Software kann viel günstiger angeboten werden als vergleichbare installierte Lösungen. Grund hierfür ist das mit Cloud Computing verbundene Geschäftsmodell, wonach viele Kunden gemeinsam Ressourcen nutzen, ohne dabei die Daten anderer Kunden sehen zu können. In der Regel fällt für die Nutzung einer Online-Buchhaltungssoftware eine monatliche Miete an, der sich nach der Zahl der Nutzer richtet. Lösungen für Freiberufler und Selbstständige, die eine Einnahmenüberschussrechnung erstellen, sind bereits ab fünf Euro pro Monat und Nutzer erhältlich. Regelmäßige Updates sind dabei fast immer inklusive.

Oftmals stehen diesen Vorteilen allerdings Bedenken gegenüber, die vor allem Datensicherheit und Datenschutz betreffen. Kann man tatsächlich so sensible Daten, wie sie in einer Buchhaltungssoftware verarbeitet werden, in die Cloud geben? Die Antwort lautet ja – aber nur unter bestimmten Voraussetzungen. So empfiehlt es sich, einen Software-Hersteller zu wählen, der ein Rechenzentrum in der Europäischen Union, besser noch in Deutschland nutzt. Darüber hinaus sollte man schriftliche Aussagen zu Datensicherheit und Datenschutz einfordern. Wichtige Aspekte, die man dabei klären sollte: Werden Daten verschlüsselt übertragen? Welche die Maßnahmen werden mit Blick auf die IT-Sicherheit getroffen? Was das Stichwort Datenschutz anbelangt, sind in jedem Fall vertragliche Regelungen erforderlich. Denn zwangläufig werden in einer Online-Buchhaltung personenbezogene Daten Dritter (Debitoren und Kreditoren) in die Cloud ausgelagert. Um eine gewisse Unabhängigkeit vom Cloud-Anbieter wahren zu können, sollten Daten außerdem jederzeit wieder exportiert werden können – zum Beispiel, um den Anbieter zu wechseln.

Das Thema Sicherheit wird häufig sehr emotional diskutiert. Nüchtern betrachtet, bietet die Auslagerung von Daten in die Cloud sogar ein Sicherheits-Plus: Schließlich ist kein Freiberufler, Selbstständiger oder Kleinunternehmer in der Lage, vergleichbare Sicherheitsstandards, wie sie in einem Rechenzentrum üblich sind, einzuhalten. Außerdem gehen bei Verlust oder Diebstahl von Mobilgeräten keinerlei Daten verloren, weil diese im Internet abgespeichert sind. Gerade für junge Unternehmen, die mobiles Arbeiten schätzen und die Vorteile des Internets voll ausschöpfen möchten, birgt Cloud Software bei sorgfältiger Auswahl des Anbieters somit mehr Chancen als Risiken. Vor allem im Hinblick auf Zukunftsfähigkeit und Flexibilität ist eine Online-Buchhaltung jeder klassischen Lösungen überlegen.